Diagnóstico da MDA da Biblioteca Central da UFPB

ponto de partida para gestão documental

Resumo

O diagnóstico caracteriza-se por um levantamento minucioso de dados que permitam identificar problemas e propor soluções para minimizar o vácuo existente entre a situação atual e a desejada. Nesse estudo propomos apresentar um panorama da situação do arquivo da Biblioteca Central da UFPB, com base em pesquisa realizada em 2005. Verificou-se que os documentos produzidos pela biblioteca, independente de sua fase (corrente, intermediária, permanente) são guardados nos respectivos setores, ordenados por tipologia, sem que haja uma consciência clara do ciclo de vida e prazos de guarda desses documentos, por parte de seus funcionários. Metodologicamente foi adotado como técnica de coleta dos dados, a aplicação de questionários, entrevista semi-estruturada e observação. Os dados coletados obedeceram aos procedimentos de análise quantitativa, para o qual se utilizou a medição trena, metros lineares, além da quantificação por unidade todas as vezes que se fizeram necessárias. Os dados da pesquisa apontam que a Biblioteca Central não dispõe de uma política de gestão documental, nem de uma comissão que a gerencie; os funcionários desconhecem a existência da tabela de temporalidade da própria instituição, bem como, o prazo de guarda dos documentos e a inexistência de um parâmetro de organização, manuseio e arquivamento da documentação. Consideramos que a Biblioteca para atingir um funcionamento eficiente da sua documentação, faz-se necessário a implantação de uma gestão documental, com profissionais capacitados, visando a racionalização da guarda, a preservação dos documentos de valor permanente e, consequentemente, a economia de dinheiro, tempo e espaço.